Ohje väliraporttien toimittamisesta teemahankkeissa

Raportointikaudet

Etelä-Suomen EAKR –ohjelman toimintalinjalla 5 rahoitetuilta teemahankkeilta edellytetään väliraportointia pääsääntöisesti kerran vuodessa, kalenterivuosittain (kts. rahoituspäätöksen kohta 3.11, muut ehdot). Väliraportti toimitetaan rahoittajalle alkuvuodesta, seurantatietojen yhteydessä 31.1. mennessä.

Poikkeuksen muodostavat hankkeet, joiden aloittamis- tai päättymispäivä ajoittuu keskelle kalenterivuotta:

a) Loppuvuodesta: hankkeet, jotka alkavat 1-3 kuukautta ennen vuoden vaihdetta (esim. 1.10. alkaen). Tällöin ensimmäiset kuukaudet yhdistetaan seuraavan vuoden väliraporttiin, jolloin ensimmäinen väliraportti kattaa hieman kalenterivuotta pidemmän ajan.

b) Alkuvuodesta: hankkeet, jotka päättyvät alkuvuodesta, 1-3 kuukautta vuoden vaihteen yli, jolloin edellinen kalenterivuosi sekä viimeiset kuukaudet yhdistetään loppuraporttiin.

Väliraportointi yhteishankkeissa

Väliraportti laaditaan Eura2007 –järjestelmässä, yhteishankkeissa hallinnoijan toimesta. Hallinnoija kokoaa tiedot osahankkeilta sopimallaan tavalla kirjallisesti ennakkoon, voidakseen viedä tiedot Eura2007 -järjestelmään. Väliraportin täyttämisestä Eura2007 –järjestelmässä on oma täyttöohje, jonka saa osoitteesta www.eura2007.fi. Ohje tulee lukea huolellisesti läpi ennen kuin aloittaa lomakkeen täytön järjestelmään.

Järjestelmä antaa automaattisesti väliraportin aloituspäivämäärän. Ainoastaan raportointikauden päätymispäivämäärä on syotettävä tieto. Ensimmäisen väliraportin aloituspäivämäärä on sama kuin projektisuunnitelmassa ilmoitettu projektin aloituspäivämäärä. Seuraavan väliraportin aloituspäivämäärä on automaattisesti edellisen väliraportin päättymispäivämäärää seuraava päivämäärä. (Esim. jos projektin ensimmäinen väliraportti tehdään ajalta 1.1.2010-31.12.2010, alkaa seuraava väliraportti automaattisesti päivämäärästä 1.1.2011.)

Väliraporttia voi täyttää Eura2007 –järjestelmässä vähän kerrallaan, kunhan muistaa tallentaa tiedot riittävän usein sekä ennen järjestelmästä poistumista.

Väliraportin jättäminen viranomaiskäsittelyyn Eura2007 –järjestelmässä:

- Tarkista väliraportin tiedot ennen lomakkeen jättämistä viranomaiskäsittelyyn.

- Väliraporttia ei voi viranomaiskäsittelyyn jättämisen jälkeen muuttaa ilman rahoittajaviranomaisen lupaa.

- Teknisesti puutteellisesti täytettyä väliraporttia ei voi jättää viranomaiskäsittelyyn (à käytä järjestelmän Tarkista –toimintoa).

Väliraporttien toimittamisesta annettuja määräaikoja on ehdottomasti noudatettava. Väliraporttien ja seurantatietojen toimittaminen määräajassa on hankkeelle maksettavan EAKR ja valtion tuen maksamisen edellytys.

Väliraportin sisältö

Eura-väliraportin kohdissa 5-14 kuvaillaan hankkeen toteutusta ja tuloksia raportointijaksolla. Kenttien tekstien pituutta ei ole rajoitettu, mikä mahdollistaa kattavan väliraportin laadinnan myös yhteishankkeissa. Väliraportissa kuvataan yhteishankkeen toteutusta ja tuloksia raportointijaksolta seuraavien alakohtien kautta, verraten toteutusta päätöksellä hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan:

· Projektin lähtökohta, kohde ja tavoitteet

· Projektin toteutuksen ja yhteistyön onnistuneisuus

· Julkisuus ja tiedottaminen

· Ongelmat ja suositukset

· Projektin toiminta ja tavoitteiden saavuttaminen

· Projektin innovatiivisuus

· Projektin tasa-arvovaikutukset

· Hyvät käytännöt

· Toiminnan jatkuvuus

Erityistä huomiota tulee kiinnittää kohtaan projektin toiminta ja tavoitteiden saavuttaminen: Väliraportissa kuvataan konkreettisesti osahankkeittain ko. ajanjaksolla tehdyt toimenpiteet sekä verrataan toteumaa hyväksyttyyn osahankesuunnitelmaan – onko edetty suunnitelmien mukaisesti? Ellei, mistä se johtuu ja mitä tulee tehdä? Tämän ohella hallinnoija vetää koko yhteishankkeen tasolla yhteen asetettujen tavoitteiden saavuttamista.

Hallinnoijan tulee tarkistaa osatoteuttajien toimittamat tiedot ja huolehtia siitä, että väliraportti on luettava kokonaisuus, joka antaa selkeän ja konkreettisen kuvan koko yhteishankkeen toiminnasta raportointikaudella. Huolellisesti laaditut väliraportit helpottavat myös aikanaan varsinaisen loppuraportin laatimista.

Eura –järjestelmän väliraportti toimitetaan hallinnoijaorganisaation virallisen nimenkirjoittajan allekirjoittamana rahoittajaviranomaiselle (Päijät-Hämeen liitto, Etelä-Suomen maakuntien EU-yksikkö) määräaikaan mennessä.

Lisätietoja:

sähköposti: etunimi.sukunimi (at) paijat-hame.fi

Hankekoordinaattori Hanna Laaksonen (03) 871 9452, 044 371 9452

Hankekoordinaattori Petri Veijalainen (03) 871 9457, 044 371 9457

Ohjelmajohtaja Mari Kuparinen (03) 871 9450, 044 371 9450